E-Rechnung B2B.
Empfangspflicht seit 2025. Versandpflicht bis 2028.
Sind Sie bereit?
Jedes B2B-Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Ab 2027 folgt die Versandpflicht. Wir bringen Ihr ERP, Ihre Buchhaltung und Ihre Archivierung in den gesetzlich vorgeschriebenen Zustand — ohne Systembruch.
Empfangspflicht: seit 01.01.2025 (alle B2B) · Versand ab 01.01.2027 (>800k €) · Vollständig ab 01.01.2028
Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Vier kurze Fragen. Sie wissen sofort, was für Sie gilt — und wann.
Stellt Ihr Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland aus? (B2B)
Was verlangt das Gesetz — und bis wann?
Die Pflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG). Die Umsetzung ist gestaffelt. Hier die harten Fakten.
Empfangspflicht
Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Übergangsfrist. Kein Umsatzlimit.
Bereits in KraftEnde Übergangsfrist I
Bis hier dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter versendet werden (mit Empfängerzustimmung bei PDF).
Versandpflicht (>800k €)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ende Übergangsfrist II
Kleinere Unternehmen (<800.000 €) dürfen noch Papier/PDF versenden. EDI-Altformate noch zulässig.
Vollständige Versandpflicht
ALLE B2B-Rechnungen müssen als strukturierte E-Rechnung (EN 16931) ausgestellt werden. Ausnahme: Kleinbeträge < 250 €, Fahrausweise.
Welches Format ist rechtskonform?
XRechnung
Reines XML-Format
- Europäischer Standard EN 16931
- Maschinell vollständig auswertbar
- Standard im B2G-Bereich (Behörden)
- Auch B2B vollständig zulässig
- Kein visuelles PDF
- Für Endnutzer ohne Software nicht lesbar
ZUGFeRD ≥ 2.1.1
Hybrid: XML + PDF/A-3
- Europäischer Standard EN 16931
- Maschinell auswertbares XML
- Visuell lesbares PDF für Menschen
- Weit verbreitet im B2B-Mittelstand
- Datei etwas größer als reines XML
Aufbewahrung: 8 Jahre im Originalformat
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen wurde mit dem Wachstumschancengesetz auf 8 Jahre reduziert (vorher 10). Dabei gilt:
- Aufbewahrung im Originalformat (XML)
- Revisionssicher und maschinell auswertbar
- GoBD-konform (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit)
- PDF-Ausdruck reicht NICHT aus
Typische Folge bei Verstoß: Verlust des Vorsteuerabzugs, Bußgelder, erschwerte Betriebsprüfung.
Was kommt nach 2028?
Die EU-Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA) sieht ein europäisches Echtzeit-Meldesystem vor. Wer heute auf strukturierte Daten umstellt, ist für ViDA automatisch vorbereitet. Wer wartet, muss zwei Mal migrieren.
Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb.
Drei Phasen, ein Ziel: rechtskonforme, automatisierte Rechnungsverarbeitung, die nicht mehr im Weg steht.
Analyse · Wo stehen Sie heute?
Wir schauen uns Ihr Rechnungs-Ein- und -Ausgang an, prüfen Ihr ERP- und Buchhaltungssystem und identifizieren die Lücken zur Pflichtkonformität.
- Inventur aktueller Rechnungsformate (Ein- und Ausgang)
- Prüfung der ERP/Buchhaltungs-Schnittstellen (SAP, DATEV, Lexware, sevDesk, Odoo …)
- Archivierungs-Audit (GoBD-Konformität)
- Priorisierter Handlungsplan mit klarer Kostenschätzung
Umsetzung · Technik, die Ihr System versteht.
Wir integrieren E-Rechnung in Ihre bestehende Systemlandschaft. Kein zweites System — sondern Erweiterung dessen, was schon läuft.
- E-Rechnungs-Eingang: automatisierte Annahme, Validierung, Übergabe an Buchhaltung
- E-Rechnungs-Ausgang: XRechnung/ZUGFeRD direkt aus Ihrem ERP
- Revisionssichere Archivierung (8 Jahre, GoBD-konform)
- Monitoring-Dashboard: Status, Fehler, Durchlaufzeiten
- Schulung Ihrer Mitarbeiter (Buchhaltung, IT)
Monitoring · Compliance bleibt.
Gesetzliche Anforderungen ändern sich, Formate werden aktualisiert, ViDA kommt. Wir halten Ihr System aktuell.
- Format-Updates (ZUGFeRD-Versionen, XRechnung-Änderungen)
- Archivierungs-Reviews (jährlich)
- Fehler-Monitoring und Ursachenanalyse
- Vorbereitung auf ViDA (ab 2030 erwartet)
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung.
Lassen Sie uns Ihre E-Rechnung rechtskonform aufstellen.
Im kostenfreien Erstgespräch prüfen wir, wo Sie stehen, was konkret zu tun ist und wie wir Sie unterstützen können. 30 Minuten, ohne Druck, ohne Verpflichtung.
Kostenlose Erstanalyse vereinbarenOder rufen Sie uns direkt an: +49 176 614 250 57 — Mo–Fr, 09:00–17:00 Uhr
THE BARK · Built to Scale · Oberhausen · Ihr Technik-Partner für B2B-Digitalisierung.